Cuántas veces nos quejamos de la falta de orden y organización en nuestro trabajo, de tener tareas fuera de control que nos absorben el tiempo. Se podría decir que es como ir a una velocidad donde no puedes controlar sabiendo que vas a llegar a algún sitio, pero ¿es el lugar al que quieres llegar? En ese imaginario cohete, o saltas o llevas tu el control.
Señales de aviso
- Robas tiempo a tu tiempo de ocio y descanso.
- Desorientación de colocar en orden las prioridades.
- Demasiados errores o errores “tontos”.
- Tendencia a la improvisación.
- Falta de puntualidad en compromisos.
- Cambios frecuentes de horarios en citas.
- Pesimismo, irritabilidad, pereza.
- Fallos en la comunicación (o exceso por abuso de mensajes por whatsapp o similares)
¿Cuántas de estas señales te resultan familiares?
Todas estas señales te han provocado formas de actuar (como puede ser actuar en multitarea, acaparar en lugar de delegar, improvisar, postergar tareas por su aspecto tedioso…) que derivan en un caos interno y que poco a poco se convierte en auténticos verdugos de tu productividad. Debemos tener presente que la mente está para actuar y hacer tareas, no para acumularlas, como dice David Allen, reconocido experto en organización y productividad.
El origen de tu caos
Debemos distinguir entre el pequeño caos, que es el que se produce cuando estamos buscando un papel en una maraña de documentos y aparece a los 20 minutos y el caos serio cuando nos interrumpen con distracciones, temas de urgente necesidad, constantes variaciones en el programa, cambios de hora en las reuniones… y así siempre.
Un motivo de caos surgen cuando te haces cargo de una tarea, para la que no te has informado bien o simplemente no estás con la preparación necesaria, esto es, el reto que te han puesto no está en consonancia con tu capacidad (y no dices que necesitas preparación, formación o tiempo para analizar la tarea, esto se puede ver en el artículo «Reto y Capacidad«)
Bajo esta presión, nunca harás que tu trabajo sea productivo, nunca estarás en un trabajo agradable, nunca conseguirás que tus compañeros, jefes o subordinados, estén en sintonía con lo que haces.
Del caos al control
Dibuja un mapa de tareas.
Elabora una lista de todas las cosas que tienes en la mente y te provocan ese tapón laboral que identificas como caos.
Marca las tareas sobre las que TU puedes actuar y las tareas que NO dependen de ti y no puedes cambiar de ninguna manera. Estas últimas podrán formar parte de nuestra pre-ocupación pero nunca podrán estar en nuestra ocupación, porque no son tareas sobre las que podamos influir de ninguna manera. Si tienes duda en saber si es una tarea sobre la que tu puedas hacer algo respóndete a la pregunta: ¿Puedo hacer algo sobre esto?
Si puedes hacer algo, es que puedes influir, por lo que entonces puedes actuar, pero si no puedes actuar lo único que va a proporcionarte es pre-ocupación y esto acaba por robarte tiempo.
Identifica tu trabajo y tus acciones
Qué debes hacer para completar la tarea asignada. Elabora una lista de “cosas” que pueden ayudar a completar la tarea que tienes asignada. Una vez elaborada esa lista, ordénala priorizando lo que es más fácil o lo que debes hacer si o si lo primero.
Y a partir de aquí, es cuando debes impedir que cada una de esas cosas se mueva en diferentes direcciones y empezar a regular tu tráfico de cosas y tareas por hacer. La lista que elabores es tu hoja de ruta, de la cual no puedes salirte y nadie puede hacerte salir; la imprevisión de otros no puede convertirse en tu prioridad.
Marca el ritmo de tus tareas
Tu tercer paso, será regular el tráfico de cosas o tareas por hacer, elaborando tres categorías:
- Cosas en acción. Son las tareas que están en movimiento y tan solo necesitas chequear para comprobar que están en el camino correcto.
- Cosas en espera. Aquí están las tareas que normalmente has delegado y necesitan un seguimiento para comprobar que están en marcha. Tareas de las que me tienen que reportar.
- Cosas quietas. Son las que no se mueven, llevan días o semanas en espera de tomar una decisión y que la mayoría de las veces tienen como mejor destino la papelera, porque si no se tienen que tirar es que hay que ponerlas a funcionar o delegar su funcionamiento y pasarlas a “cosas en espera”.
Una buena organización de las tareas va a permitir que seas más productivo, que tu trabajo sea más saludable y que tu compromiso con lo que tienes que hacer sea mucho mayor. No dudes en decir a tu jefe, que estás en una tarea que debes acabar y que si te manda otra y tienes que detenerla, va a provocar algo que no va a ser productivo ni rentable a corto plazo.
También debemos pensar que un trabajo más organizado va a incidir positivamente en un estilo de vida mucho más saludable.
¿Qué vas a hacer a partir de ahora para organizar mejor tu trabajo?
Si quieres profundizar un poquito más, te recomiendo la lectura del artículo Orden y Caos.
