Establecer la prioridad es importantísimo para conseguir la eficiencia en tu trabajo. ¿Cuántas veces has tenido la impresión de no ser productivo en tu tarea diaria? ¿has identificado tus ladrones de tiempo?
Se trata de poner una acción concreta para establecer qué debe ser la prioridad o como dijo Stephen Covey, “que lo primero sea lo primero”.
Te has preguntado alguna vez ¿no sé ni por donde empezar?
Pues vamos a empezar por lo primero.
¿Dónde debes concentrar tus energías? Si observas aquel cuadrante de mi artículo, comprobarás que donde debemos concentrar nuestras energías es en lo que es importante y no es urgente. De hecho cuando estamos trabajando con frecuencia en lo urgente, dejamos de ser eficaces y la propia urgencia se convierte en un fatal ladrón de tu tiempo (tanto como puede serlo consultar con frecuencia el teléfono móvil). De esto podemos deducir que un líder efectivo está volcado en lo importante y no urgente.
Permíteme estas pequeñas recomendaciones, que nacen de las que da Stephen Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”
- Marca tus prioridades. Organiza y planifica tu día de trabajo. Establece qué es lo que sí o sí debes hacer y qué es lo que sí o sí quieres hacer. Escríbelo (preferiblemente de tu puño y letra). Una vez establecido todo lo que quieres hacer, numéralo por orden de prioridad.
- Identifica también qué es urgente, qué es importante y qué no lo es. Lo puedes marcar con flechas hacia arriba (importante) o hacia abajo (poco importante). Lo urgente es algo que tiene que hacerse YA MISMO. A veces la urgencia nos la marcan los demás con su impaciencia y la falta de previsión de otros y somos nosotros los que nos la cargamos en la mochila de lo urgente. Lo importante es lo que tiene que ver con nuestra tarea específica y dicho en forma sencilla, es por lo que nos pagan directamente. Lo importante es lo que hace que nuestro resultado sea óptimo.
Defiende tu plan de prioridades.
Establecido tu plan de prioridades, no puedes permitir que desde fuera te marquen qué es lo que importante o urgente para tí. Normalmente este plan puede ser saboteado por quienes ejercen autoridad y para esto se ejercerá la presión; ante esto debes saber decir NO, tienes que encontrar la manera de explicar por qué determinada tarea o acción debe hacerse antes que otra. Debes hacer que tu trabajo se respete.
Si tu mismo no eres capaz de respetar tu plan de prioridades, no pretendas que lo hagan los demás.
Por otro lado no olvides el aspecto humano. ¿Qué significa esto?
Cualquier agenda de trabajo o plan de acción va a implicar a otras personas. Puedess ser muy buenos planificando (estableciendo acciones, marcando tiempos, implicando a personas…), cuando fallas en la programación que implica a otras personas, estás fallando en las cosas importantes pues la no acción de otras personas, no facilitar el trabajo de otras personas, hará que la propia agenda general o la acción conjunta no sea eficaz.
Delega
También hay que saber delegar. Algo que muchas personas que tienen puestos de responsabilidad no saben o les cuesta trabajo hacer. Cuando sabes delegar en personas bien formadas y con misiones y tiempos definidos, puedes dedicarte más eficientemente a lo que es importante para ti. Si formas parte de un equipo de trabajo, en el cual tienes la autoridad de delegar actividades, no dejes de hacerlo. Vale la pena tomarse el tiempo, en saber qué tipo de tareas se puede delegar y a qué tipo de personas. Ya lo sostenía Covey, si podemos delegar responsabilidades en personas adiestradas, podremos dedicar más de nuestro tiempo a cosas importantes.
Una vez que tenemos clara la diferencia entre lo importante y lo urgente, y una vez que hemos decidido emprender la carrera hacia el objetivo, estamos listos para actuar. Después de construir y completar nuestro propio cuadrante de actividades, debemos concluir en un plan de acción. Las acciones tienen que ser tareas concretas, objetivas y medibles en el tiempo.
Si logramos pasar la mayor parte de nuestro día trabajando en el cuadrante II, estamos en la senda de la gestión efectiva.
A partir de ahora
¿harás tu lista diaria de prioridades?
