¿Es urgente o es importante? Debemos resolver esta duda si queremos ser productivos en nuestra tarea profesional. Si no sabemos distinguir que lo verdaderamente importante es lo que es importante y que lo secundario es lo urgente… vamos por mal camino.
Qué podemos decir que es una tarea urgente
Lo urgente está íntimamente ligado al tiempo, cuando el tiempo es quien marca es la urgencia lo que prima. La urgencia, por lo tanto, aumenta a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite de hacer la tarea.
A modo de ideas ligeras:
- Si hay dos tareas con el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que antes haya que realizar (es lógico ¿verdad?)
- Cuando sigue habiendo dos tareas que haya que entregar en la misma fecha, la más urgente será la que nos ocupe más tiempo para su realización.
- Cuando nos aplazan un plazo de entrega, la tarea pierde urgencia.
- Si cuando estás realizando una tarea, te das cuenta que vas a tener que dedicar más tiempo, aumentará la urgencia.
- Cuando algo no tiene fecha límite, nunca será urgente.
Qué podemos decir que es una tarea importante
Aquí, la importancia está asociada a las consecuencias de su realización o no realización. Cuando una tarea es determinante para un efecto determinado, aumenta su importancia, o sea, una tarea es importante cuando si por no realizarla o realizarla mal se produce un fracaso y esto consecuentemente provocará unas consecuencias.
- Cuando hay dos tareas con consecuencias similares, las dos son igualmente importante.
- Entre dos tareas, es siempre más importante, la que pueda causar efectos más graves si no se realiza.
- Aún no cambiando las tareas asignadas, la importancia puede cambiar si las consecuencias de una u otra cambian.
¿Cómo saber si una tarea es urgente o es importante?
Importante y urgente son atributos que pueden presentarse de forma simultánea.
La importancia y la urgencia de una tarea son atributos. Igual que una persona puede ser lista y bajita a la vez, una tarea puede ser urgente e importante simultáneamente.
Entonces cómo medir la urgencia
Ya he indicado que una tarea es tanto más urgente cuanto más larga sea y más urgente todavía cuando quede menos tiempo para terminarla.
Con esta explicación tan sencilla, podemos deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se hace en un instante (0 segundos) o todo lo contrario, la tarea para la que quede tiempo infinito (o sea que no hay fecha límite de terminación).
Si tuviéramos que aplicar una fórmula, podría ser perfectamente esta:
Por lo tanto, todas las tareas estarían entre 0 y 1 siendo:
0: No es urgente y tampoco lo podría ser.
1: Tienes que darle dedicación total o no se podrá terminar en la fecha límite.
Podría pasarnos que la urgencia fuera superior a 1 y esto significaría que el tiempo que te lleva la realización de la tarea es más que el tiempo que te queda, por lo tanto sería una tarea imposible.
Cuando preveas que tienes que hacer una tarea que no va a dar resultados o que directamente va a ser imposible de completar, se debe rechazar o negociar la ampliación de la fecha límite.
Cómo medir la importancia.
La importancia puede tener más características subjetivas; es muy complicado tener instrucciones objetivas de la importancia. Esto debe dirigirte a que seas tu quien controle lo que se considera importante y no dejarlo a elección de los demás, a no ser que directamente te venga indicada la urgencia por tu jefe o la persona a quien debas reportar tu tarea.
