En ocasiones, un equipo de trabajo tiene que establecer nuevas estrategias, redefinir actuaciones en determinados programas, fijar nuevos objetivos, en definitiva establecer una nueva definición de conceptos, que deben acordarse y definirse por todos los responsables. Para estas ocasiones, no es infrecuente que la empresa acuda a una persona externa que coordine, dirija y por supuesto modere las reuniones de trabajo. Son reuniones que tienen que terminar, necesariamente, con la definición de objetivos fijados con anterioridad. La persona que realiza esta función se llama, en argot técnico, facilitador.
Realmente en una acción así, el facilitador de reuniones se convierte en un líder externo del equipo, que no interfiere en los motivos de tema que se trata, pero si en la forma en que se relacionan en ese momento. Quienes realizamos esta función, nos obligamos al desapego de opiniones y a estar al margen de las que puedan agradar o desagradar, incluso sin que esto se visibilice.
Algo que tenemos presente quienes nos dedicamos a esta tarea, es que es imposible facilitar un proceso de un grupo de trabajo y a la vez, representar los propios intereses. Actuando con este poder de influencia que da la posición de facilitador, el resultado estaría viciado y el propio equipo, que ha confiado en ti, estaría actuando de forma dirigida hacia un lugar que posiblemente, no es el que está buscando, ni el que sea más acorde a sus objetivos.
Es imposible ser dogmático y a la vez independiente y realizar una tarea de coordinador, moderador o facilitador en un grupo. Lo importante son los puntos de vista de los demás y no los propios, que en ningún modo deben expresarse, ni tan siquiera si los participantes de la reunión lo piden.
Precisamente por este motivo, hay empresas que piden profesionales externos, para que las opiniones puedan estar expresadas libremente, sin vicios por parte del moderador y que la participación de todos sea exquisita en tiempos y formas.
Qué competencias que debe tener una persona que coordine o facilite reuniones
- Crea relaciones de colaboración con el cliente
- Desarrolla alianzas de trabajo con el cliente, para clarificar compromisos que satisfagan sus necesidades. Muestra actitudes de consenso para el trabajo que se le encomienda y muestra valor para hacer frente a tareas de coordinación y facilitación de tareas.
- Diseña y personaliza los procesos necesarios, para satisfacer las necesidades del cliente, informándose y analizando el entorno organizacional.
- Diagnostica qué necesidades no comentadas, tiene el cliente y crea diseños consensuados para alcanzar los resultados deseados.
- Se desarrolla un plan del evento que se va a realizar, así como se comenta con el cliente la evolución de las acciones emprendidas.
- Toda la información de la preparación, se comparte con el cliente.
- Planifica procesos grupales apropiados
- Se seleccionan los métodos y procesos adecuados para la consecución de los objetivos. Se debe poner foco en estimular una participación de todos los que vayan a asistir a las reuniones.
- Se establece el tiempo que se va a dedicar a los diferentes puntos que se tengan que abordar, así como la ubicación y diseño interior del lugar, donde se celebrará la reunión.
- El facilitador se encargará personalmente que todo esté dispuesto para que el lugar esté en las mejores condiciones posibles.
- Establecerá tiempos para comentarios y aportaciones, pudiendo ser limitado. De este tema informará a los participantes, antes de cada acción.
- Desarrolla y estimula un entorno participativo
- Una de las características de un buen facilitador de reuniones, es que debe poseer habilidades de comunicación interpersonal, con una evidente capacidad para tener emociones inteligentes. No es extraño que tenga que acudir a estas capacidades, sobre todo en momentos que puedan provocarse tensiones entre los participantes o incluso con el propio facilitador. La gestión de conductas disfuncionales, debe estar siempre presente, para que no sobrepasen límites que puedan afectar al desarrollo de la sesión.
- La capacidad para observar y calibrar comportamientos, para ofrecer un buen feedback con neutralidad y la escucha activa, son también características esenciales de quien deba coordinar una reunión de trabajo.
- Si fuera necesario, se debe insistir en el respeto a otras opiniones y otras opciones de actuación, permitiendo que la respuesta de otros, sea en el aspecto profesional y nunca en temas personales.
- Un buen facilitador, apoya el grupo en pensamiento creativo, con las herramientas adecuadas, usa métodos que permitan la expresión de ideas no comunes y que a la vez sean escuchadas por los demás.
- Guía al grupo hacia resultados útiles y apropiados
- En cada sesión, establece los objetivos, de forma consensuada. Una vez diseñados y establecidos los objetivos, estos no se cambian durante la sesión. El orden del día es inamovible una vez se ha consensuado.
- Cada opinión, antes de establecerla como un acuerdo que ha de tenerse en cuenta, se resume para extraer la idea y que sea comprendida por todos.
- Permite que opiniones de grupos pequeños o personas que tengan menos influencia en el grupo, también sean tenidas en cuenta.
- Hace que el grupo reflexione sobre sus propias experiencias anteriores que han llegado a este resultado.
- Fomenta la terminación de acuerdos, no dilatando las reuniones con opiniones que no procedan según acuerdos previos.
- Actualiza y mantiene el conocimiento profesional
- Todo buen coordinador de reuniones o facilitador, debe mantener actualizados sus conocimientos.
- Un facilitador de reuniones, tiene que conocer temas como gestión de conflictos, comunicación eficaz, inteligencia emocional, gestión del cambio y ser capaz de desenvolverse con soltura con cada uno de ellos.
- Además tiene que ser hábil en el cambio de estrategia, para que la reunión cumpla sus objetivos. Deberá tener los recursos suficientes ,para proponer dinámicas adecuadas en momentos oportunos.
- Debe tener información general, de contenidos del área que se vaya a abordar.
- Tendrá un amplio catálogo de herramientas (tanto físicas como intangibles) que permitan el desarrollo de la función para la que se le ha contratado.
- Muestra una actitud profesional positiva
- Acepta opiniones del cliente y reflexiona sobre las mismas. La congruencia entre las acciones realizadas y los valores personales deben ser visibles en todo momento.
- Debe adaptarse al grupo en concepto y en imagen sin ocultar nunca, la función y valor que desempeña en el grupo.
- En ningún momento actúa de forma que la neutralidad pueda ser puesta en duda. Tanto durante la actuación, como durante la comunicación con los demás, fuera del ámbito profesional. Debe evitar toda manifestación que pudiera afectar a valores, opiniones o creencias de los asistentes a la reunión
La información aquí contenida, está basada en diversos documentos de la Asociación Internacional de Facilitadores.
